Die E-Mail-Kommunikation und das Internet sind heutzutage einfach nicht mehr wegzudenken und fester Bestandteil des Kommunikationsnetzes national und international. Mittlerweile ist es sogar statistisch erwiesen, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit über E-Mail erfolgt, als über die „normale“ Post oder über Fax.
Die Vorteile von E-Mails sind ganz offensichtlich. Ihr Versand und ihr Empfang erfolgt selbst vom anderen Ende der Welt innerhalb von Sekunden. Auch teures Porto – je nachdem, in welchen Teil der Welt man Briefe oder wichtige Dokumente versenden möchte – ist in diesem Falle nicht nötig. Selbst der Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhang ist durch die Einführung des pdf-Formats zu einem festen Bestandteil vor allem in der geschäftlichen Kommunikation geworden.
Nichts desto trotz sind aber im seit dem Jahr 2007 etliche Auflagen des Gesetzgebers durch die Firmen zu erfüllen, wenn es um E-Mails für geschäftliche Zwecke geht. Waren diese bis zu jenem Zeitpunkt eher als Empfehlung ausgesprochen worden, so sind diese seit 2007 im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Pflicht. Es müssen nun in jeder geschäftlichen E-Mail allgemeine Angaben wie Rechtsform, Geschäftsführer, Registergericht, Registernummer und der Sitz der Gesellschaft in der E-Mail aufgeführt sein. Geschieht dies nicht, drohen den Unternehmen mittlerweile mit einer Abmahnung rechnen und in schlimmsten Fall drohen saftige Geldstrafen von bis zu 5000 Euro.
Daher versenden heute viele Firmen ihre geschäftlichen E-Mails mit zusätzlicher E-Mail-Signatur, in der diese ganzen Angaben verzeichnet sind. Mancher Empfänger, vor allem die privaten Empfänger wie beispielsweise Kunden einer Versicherungsgesellschaft, einer Krankenkasse oder eines sonstigen Unternehmens mögen sich hin- und wieder über die grössere Fülle der anhängenden E-Mail-Signatur wundern, als über den eigentlichen Inhalt der E-Mail. Andererseits wurde durch dieses neue Gesetz deutlich gemacht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nunmehr auch zwingend in die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz aufgenommen werden müssen.
Immerhin enthält jede geschäftliche Korrespondenz per Post oder Fax auch diese erforderlichen Pflichtangaben. Daher war es nur eine Frage der Zeit, bis diese Verpflichtung sich auch in der elektronischen Postwelt durchsetzt.