Nichts ist schlimmer als Rechnungen die man immer wieder neu schreiben muss? Doch, Rechnungen die als Word-Dokument verschickt werden. Rechnungen sollten als PDF versendet werden, denn dies macht die Allgemeinheit so und es wirkt einfach professioneller. Doch damit man sich nicht immer wieder von Hand an die Rechnung setzen muss, sollte man sich für eine Rechnungssoftware entscheiden.
Im Internet sind zahlreiche Angebote an Rechnungssoftware zu finden. Zwar fällt die Entscheidung nicht leicht, doch wenn man sich bei verschiedenen Seiten nach Kundenmeinungen bzw. Erfahrungsberichten umsieht, wird man schnell die besten Angebote finden. Eine Rechnungssoftware kann meistens noch viel mehr als nur Rechnungen schreiben. So lassen sich über eine Rechnungssoftware auch Kunden verwalten. Immer häufiger hat eine Rechnungssoftware auch eine Produktverwaltung integriert. Mit Hilfe der Kundenverwaltung braucht man die Daten der Kunden nur einmal eintragen. Jeder Kunde bekommt seine eigene Kundennummer, dazu wird der Name, Vorname und Firmenname angelegt, sowie E-Mail Adresse etc. Wenn man jetzt eine neue Rechnung erstellen will, wählt man nur noch den entsprechenden Kunden aus und schon ist die Rechnung ausgefüllt.
Genau so funktioniert es auch mit Produkten. Systeme mit Produktverwaltung bieten den großen Vorteil das man jedes Produkt nur einmal in die Datenbank eintragen braucht. Zum Produkt direkt den entsprechenden Preis und eine Bezeichnung, schon ist alles fertig. Beim Erstellen der nächsten Rechnung wird nur noch das Produkt ausgewählt und steht automatisch im Rechnungsformular drin. Wenn nötig, wird nun nur noch die Stückzahl verändert.
Rechnungsprogramme gibt es bereits ab 50,- Euro, doch sollte man bei zu billigen Produkten vorsichtig sein. Manche Software eignet sich beispielsweise nicht für Rechnungen ins Ausland, andere bieten keine schönen Vorlagen um beispielsweise das eigene Logo in die Rechnung einzufügen. Auch ist es wichtig das eine Rechnung in Brutto und Netto geschrieben werden kann. Ebene so sollte man mit diesen Programmen auch Gutschriften erstellen lassen.