Im Bereich der privaten Krankenversicherung (PKV) treten nicht selten Meinungsverschiedenheiten auf. Wenn Versicherter und Versicherungsunternehmen über einen Versicherungsfall uneins sind, dann können sie den so genannten Ombudsmann als außergerichtlichen Streitschlichter bestellen, um Kosten zu sparen. Ein Ombudsmann – auch Ombudsman – ist ein unparteiischer Schiedsmann oder Streitschlichter. Der Begriff leitet sich vom skandinavischen „Ombud“ ab, was soviel wie Vermittler, Vertreter, Bevollmächtigter bzw. altnordisch auch Vollmacht bedeutet.
Ein Ombudsmann ermöglicht es, Streitfälle aus den verschiedensten Bereichen ohne großen bürokratischen Aufwand zu schlichten. Er soll die ungerechte Behandlung von Personen oder Personengruppen verhindern. Das Amt beinhaltet also eine unparteiische Vorgehensweise bei Streitfragen, bei der die Belange aller Personen berücksichtigt werden, vor allem auch die von Personen oder Gruppen, die infolge eines fehlenden Sprachrohrs ansonsten wenig beachtet würden. Darunter fallen beispielsweise die Interessen von Kindern oder von hilfsbedürftigen Personen, wie auch Patienten.
Früher war eine solche Aufgabe immer eine ehrenamtliche Tätigkeit. Neben dem einzelnen Ombudsmann gibt es auch noch den Ombudsrat, ein Gremium, das mit mehreren Personen die entsprechenden Aufgaben wahrnimmt. Die Aufgaben von Ombudsmann und Ombudsrat sind im Einzelnen eine objektive Betrachtung des Streitfalles, eine Abwägung der von beiden Seiten vorgebrachten Argumente und ein Vergleich von Schaden, Aufwand und Kostenfaktoren. Auf Basis dieser Punkte wird eine zufrieden stellende Lösung für alle Beteiligten angestrebt, bzw. es wird für den entsprechenden Fall eine Lösung empfohlen. Das Schlichtungsverfahren muss zunächst durch das Einreichen einer schriftlichen Beschwerde veranlasst werden.
Das Verfahren ist für den Versicherungsnehmer kostenfrei. Allerdings müssen die eigenen Auslagen für Porto, Fax und Telefon selbst getragen werden. Gleiches gilt für das Rechtsanwaltshonorar, falls sich der Versicherungsnehmer von einem Rechtsanwalt vertreten lässt, was er aber nicht muss. Der Versicherte kann sich beim Ombudsmannverfahren jederzeit durch eine andere Person vertreten lassen. Auch kann die Beschwerde vom jeweiligen Arzt eingereicht werden. Der Ombudsmann für Versicherungsfälle bei der PKV wurde vom Verband der privaten Krankenversicherung e.V. eingerichtet und wird auch von diesem finanziert.