Rechnungen schreiben die meisten Unternehmen und Freiberufler lokal. Also am eigenen PC und nicht in der virtuellen Welt. Lokale Buchhaltung bzw. lokale Rechnungs- und Kundenverwaltung ist stets nur da verfügbar, wo man sie einrichtet. In der Regel also im eigenen Büro, am eigenen Arbeitsplatz. Nicht Zuhause, nicht im Urlaub, nicht direkt beim Kunden vor Ort. Dabei könnte es doch so schön sein, direkt beim Kunden eine Rechnung zu schreiben und das aktuelle Beratungsgespräch etc. sofort finanziell zu besiegeln. Es hat schon ein Maß an Komfort, nicht abhängig vom Standort zu sein.
Online sein bedeutet überall sein
Wer Rechnungen online schreibt, kann Rechnungen von jedem Ort auf der Welt schreiben. UMTS-Stick ans Notebook, Browser starten und beim Online-Dienst einloggen. Kunden verwalten und entsprechende Rechnungen erstellen. Alle Rechnungen können meistens direkt per Post, FAX oder E-Mail versendet werden. Der Versand erfolgt dann vollautomatisch per Software. In der Warteschlange bei der Post stehen? Nein, die Zeiten sind vorbei. Selbst normale Briefe können mit Online-Rechnungssoftware meistens direkt übers Internet auf den Postweg gebracht werden – von überall, nach überall hin. Zahlungseingänge werden direkt erfasst.
Minimiertes Risiko
Stürzen Systeme lokal mal ab, kann u.U. auch ein lokales Backup direkt zerstört sein. Außerdem prüft man selten jedes einzelne Backup und so kann ein Backup auch fehlerhaft sein. Fehler beim Backup führen zwangsläufig fast immer zu einem Datenverlust. Rechnungen und Kundendaten sollten jedoch niemals verloren werden. Allein der Gedanke daran, alle Rechnungen bei Kunden anfordern zu müssen ist schon schmerzlich. Arbeitszeit geht dabei verloren und das nicht zu knapp. Besser also keine Daten verlieren und alles professionell geschützt aufbewahren. Über Angebote von Dienstleistern die Online-Rechnungen ermöglichen, profitiert man auch von deren Schutz, Backup-Systemen etc. und kann sich als Unternehmer auf der sicheren Seite fühlen.
Doppelt hält eben besser
Um die Rechnungen aber noch besser zu sichern, sollte man jede Rechnung generell auch ausdrucken und abheften. Ein besseres Backup als den realen Ordner gibt es nicht. Das es zu einem Brand im Büro kommt und dabei der Stahlschrank schmilzt ist wirklich unwahrscheinlich.